כיצד תוכל/י להיות בטוח/ה שהמסר אותו רצית להעביר נקלט ע"י הכתב/המראיין?

מה קורה כאשר אמרת דבר שלא לציטוט ולמחרת את/ה רואה את דברייך בעמוד הראשי של עיתוני הבוקר? האם אמירת "אין תגובה" מועילה בעת משבר?

שאלות אלו ועוד, הן קריטיות ומחדדות את הצורך בעריכת הכנה מוקדמת לפני ראיון באחד מאמצעי המדיה.

ראיון במדיה הטלוויזיונית, לעיתונות הכתובה או לרדיו, יכול להשפיע לטובה או לרעה  

ולכן אני ממליצה לחלק את ההכנה לראיון בשלושה שלבים:

1.       הערכת מצב:

·         תועלת מול נזק-  מהי התועלת שהראיון יעניק לחברה ולחילופין מהו הנזק שיגרם מהענקת הראיון?

·         בירור מקדים- יש לבדוק עם הכתב/תחקירן מהו הכיוון הכללי של הכתבה ועד כמה הוא מכיר את הארגון אשר אתה מייצג על מנת להיערך בהתאם.

·         תרומה אישית-  מהו ערך המוסף שאתה כמרואיין תוכל להעניק לכתבה ותדמיתה של החברה? אם תשובתך היא "לא יותר מדי" יש לבחור את האדם הנכון מתוך הארגון אשר כן עונה על הקריטריון.

·         היכרות מוקדמת- לכל כתב סגנון משלו, ולכן יש לערוך תחקיר על הכתב בדיוק כפי שהוא לומד אותך לקראת הראיון.

2.       הכנה מוקדמת:

·       איסוף עובדות- יש לשנן את העובדות חיוביות כשליליות על נושא או מושא הכתבה, וכמו כן יש לרשום בנקודות/מילות מפתח את מה שרצוי להדגיש בעת הצורך. ניתן אף לשקול להכין בריף עם נקודות ולשלוח אותן לכתב ע"מ שיכיר את פעילות החברה. 

·       סדר עדיפויות-  יש לארגן את הנקודות מהחשובה ביותר לשולית עד חסרת חשיבות, וכך תוכל להבטיח שטיעונייך והדגשים עליהם תהיה מעוניין להתעכב לא ישכחו.

·       צפייה מראש-  חשוב מאוד לצפות שאלות ולא לקוות שלא תישאל על נושא שאינך בקיא בו- לא להיקלע למצב בו תשובתך תהיה "אני לא יודע"! התייעץ עם מומחים בארגונך אשר כן יידעו את התשובה.

·       הצגה ראשונה-  פשוט לערוך ניסיון ולהתאמן על הראיון במשחק תפקידים אשר יוכל להבהיר לך, כמה אתה בקיא בעובדות ולשפר את מה שאינך זוכר, ובעיקר לגרום לך להרגיש נינוח ומנוסה. 

3.       SHOW TIME:

·         בסיסי- חובה להגיע לראיון לפני הזמן, לכבות את הנייד, ולהיות רענן.

·         לשקר אין רגליים- תמיד לומר את האמת, אם אינך יודע את התשובה, אמור זאת, תוך הבטחה לנסות ולהשיג את המידע ולחזור לכתב בהקדם עם המידע החסר.  

·         האיזון הנכון-  הכתב אינו חבר שלך, ולכן חשוב להיות ידידותי אך ענייני.

·         עקוב אחריי- יש לוודא שהכתב הבין את הנושא עליו מדובר מנקודת המבט שלך או של החברה אותה אתה מייצג ויש לבדוק האם יש מידע שניתן להשלים.

טיפים כללים:

·         בראיון לעיתונות:

יש לקבוע מראש את אורך הראיון על מנת להימנע מ"גלישה" לתחומים לא רצויים, רצוי להכין מראש בנקודות כתובות בריף על הנושא אותו אתם מנסים לקדם, יש לשוחח בקצב הכתיבה של העיתונאי במידה ולא הביא רשמקול, יש לדבר בשפה עשירה ולהבהיר לכתב/ת באופן תמציתי את הנושא עליו אתה נשאל. בהנחה וישנו פרט ששכחת לציין, יש לחזור לכתב ולהציע לו את המידע, וכמובן יש להישאר ידידותי אך לזכור שהכתב אינו חברך ולכן יש גבול בין מה שתגיד לבין מה שייתכן ישמש אותו בפועל בעת כתיבת המאמר.

·         בראיון לטלוויזיה:

כמובן שהעיקר הוא להיות מוכן ובקיא בנושא הראיון, אך את הדגש בראיון למדיה הנ"ל יש להניח על שני היבטים: שפת גוף והופעה חיצונית.

יש להתלבש בסגנון מתון, בצבעים יציבים ולא צעקניים עם דוגמאות מוזרות ולשלב עניבה, לגברים חשוב להתגלח מראש, לנשים רצוי ללבוש חליפה מחויטת ולהימנע מאביזרים נוצצים. לעניין שפת הגוף: נשימה עמוקה והרפיית השרירים מובילים ליציבה נוחה, תורמים לקור הרוח ולהופעה של נוחות ונועם.

·         בהתמודדות עם מראיין "עוין":
כאשר המראיין שואל שאלה שאינה הוגנת או אישית מידי, מבלבלת וכו' אל תהסס לכנות זאת בהתאם, יחד עם זאת, רצוי להיערך בהתאם ולהיות מוכן לענות על שאלות מביכות שהיו צפויות. אין להתווכח עם הכתב- דבר אשר מראה על חוסר רצון לשת"פ,

תמיד יש לחפש את ה"יציאה" הגמישה משאלה שאינה נוחה, בעזרת שימוש ב common sense.

* הכותבת היא בעלת משרד דוברות וייעוץ תקשורתי.