סקר בריטי: 83% מהמנהלים מבזבזים 26-65 יום בשנה על אדמיניסטרציה

עד כמה מנהלים בכירים מנצלים את זמנם בצורה יעילה לטובת הארגון? סקר שערכה חברת Priority Software באחרונה בקרב מנהלים בבריטניה חושף תמונת מצב עגומה. מעל מחצית (53%) מהמנהלים ומקבלי החלטות בארגונים הודו כי עד 26 יום במצטבר (בשנה) הם "מבלים" במשימות הקשורות לאדמיניסטרציה ועוד 30% מהמנהלים אמרו כי עד 65 ימים בשנה מוקדשים לכך. בין המשימות האדמיניסטרטיביות אליהן התייחס הסקר נכללו תשלום חשבונות, אישור הוצאות, ארגון פגישות, איסוף מידע ממחלקות אחרות ואיתור מסמכים.

הסקר בוצע על ידי Priority Software, חברה מובילה בתחום מערכות מידע ארגוניות ו ERP ,בקרב 650 מנהלים בכירים ומקבלי החלטות בבריטניה.

חוסר יעילות עלה בסקר גם כאשר נבדקה היכולת של מנהלים לצאת להפסקות במהלך יום העבודה. כשליש מהנשאלים העידו כי הם יוצאים להפסקת צהריים בתדירות של פחות מפעם בשבוע. אי יציאה להפסקת צהריים אמנם יוצרת תחושה של עשייה, אך למעשה מעידה על ניהול זמן בעייתי, חוסר יעילות ומתקשרת ליצירת תרבות ארגונית לחוצה.

מה היו עושים המנהלים אם היה להם יותר זמן? משתתפי הסקר הביעו רצון להקדיש זמן רב יותר בתכנון הפעילות העסקית של הארגון, אך לרוב הצורך לטפל בענייני אדמיניסטרציה דוחק הצידה כל עניין אחר.

·       30% מהמנהלים היו מעדיפים לנצל את הזמן לתכנון אסטרטגי, אילו היה להם יותר זמן פנוי.

·       28% מהמנהלים היו מעדיפים לנצל את הזמן לפיתוח ואימון אישי, אילו היה להם יותר זמן פנוי.

·       28% מהמנהלים היו מעדיפים לנצל את הזמן לקידום הצמיחה העסקית של הארגון, אילו היה להם יותר זמן פנוי.

"הנקודה המדאיגה בסקר שערכנו, היא שמנהלים ומקבלי החלטות אינם מצליחים להקדיש מספיק זמן לתכנון אסטרטגי ארוך טווח. בנוסף, במציאות שבה הדרגים הניהוליים מדווחים על חוסר יעילות כה רב, ניתן להניח כי הבעיה משתקפת לרוחב כלל העובדים בארגון. ניתן לשער, שהמצב הזה לא שונה מהותית בארץ או בשווקים אחרים", אמר אנדרס ריכטר, מנכ"ל Priority Software. "הנסיון שלנו מראה, שחלק גדול מהמשימות הארגוניות, ודאי האדמיניסטרטיביות שבהן, ניתנות לביצוע בצורה אוטומטית תוך שימוש בכלים טכנולוגיים פשוטים שניתנים להתאמה לתהליכים בארגון. תשתית נכונה של מערכת מידע ארגונית מצמצמת מאד את הזמן למשימות כמו: איתור מסמכים, שיתוף מידע, תהליכי אישור, דיווחים, הפקת דוח"ות  וכיו"ב ובכך ומגדילה בעשרות אחוזים את יעילות הארגון".

"ההמלצה  שלנו לארגונים היא לבחון העברה של פונקציות הליבה לענן ולבחור טכנולוגיות שמאפשרות, בנוסף לארגון המידע והתהליכים העסקיים,  גם שיתופיות, עבודה במובייל  גמישות ונגישות. כל אלו יאפשרו להציב את הארגון בעמדה טובה יותר בבואו להשיג את מטרותיו העסקיות".