כיצד להימנע מפגישות עסקיות מיותרות?

פגישות עסקיות הן הכלי הטוב ביותר לקידום עסקאות, אך פגישות הן גם עסק יקר, הן מבחינת זמן והן מבחינת כסף, בייחוד כאשר מדובר בפגישה שעל מנת להגיע אליה נאלצים לנסוע מרחק רב. צריך לזכור שהפגישה היא לא המטרה אלא רק האמצעי לקידום העסקה. להלן 5 עצות שיסייעו לך להימנע מפגישות עסקיות מיותרות: 

1. לא חייבים להיפגש -  פגישות הן עסק יקר, הן מבחינת זמן והן מבחינת כסף, בייחוד כאשר מדובר בפגישה שעל מנת להגיע אליה אתה נאלץ לנסוע מרחק רב. ומאחר שהפגישה היא לא המטרה אלא רק האמצעי לקידום העסקה, השאלה הראשונה שצריכה להישאל היא: האם יש הכרח לפגישה? כלומר, האם ישנה דרך אחרת להשיג את מטרת הפגישה? לדוגמא, הלקוח הפוטנציאלי "רוצה להכיר אותך"? אין בעיה –  שלח לו לינק לאתר האינטרנט שלך, או פרופיל חברה, כדי שיוכל להתרשם במה אתה עוסק, מי הם הלקוחות שלך, וכו', ורק לאחר מכן תחליטו אם עדיין יש צורך להיפגש.

2. להימנע מהפתעות – כמה פעמים הטרחת את עצמך לפגישה עם הלקוח "הפוטנציאלי" והתברר לך שההצעה שלך רחוקה שנות אור ממה שהלקוח מחפש או יכול להרשות לעצמו? ולכן, אפשר ורצוי לספר ללקוח בשיחה טלפונית מקדימה נתונים כמו: מה אתה מציע, מי קהל היעד שלך ומהם טווחי המחירים שלך באופן כללי.

לפני שממהרים לקבוע פגישה, כדאי קודם לברר אם באופן כללי ההצעה שלך רלוונטית ללקוח. אם לאחר השיחה הטלפונית התשובה תהיה שלילית – חסכת לך פגישה מיותרת וזמן יקר. לעומת זאת, אם באופן כללי הצעתך נראית ללקוח, אתה בדרך לפגישה עם אחוזי הצלחה גבוהים.

3. האם אתה נפגש עם האדם הנכון? לפני שאתה קובע פגישה – עליך לברר אם אתה עומד להיפגש עם האדם הנכון, זה אשר אמור לקבל את ההחלטה בנוגע להצעתך. במידה שלא, תצטרך לסמוך על כך שאותו אדם שעימו תיפגש אכן יעביר את המסרים למקבל ההחלטות בצורה מהימנה. בנוסף, כנראה שתאלץ להגיע לפגישה נוספת כדי להציג שוב את אותה ההצעה, הפעם – לאדם הרלוונטי.

ולכן, כדאי לך לשאול את השאלה הפשוטה והנדרשת: "מי מקבל את ההחלטה הסופית   לגבי ההצעה?" אם התשובה היא שבעל תפקיד אחר חייב לאשר את ההצעה – בקש לצרף גם אותו לפגישה. פגישות עם מקבלי ההחלטות מסתיימות בהחלטות מעשיות ולא בדיבורי סרק, וזה בדיוק מה שאתה צריך.

4. תכנן היטב את מועדי הפגישות ומיקומם – אם לקוח פוטנציאלי מהצפון מעוניין להיפגש, נסה לשלב מספר פגישות באותו אזור לאותו המועד, על מנת  שלא לבזבז יום עבודה שלם עבור פגישה אחת, שלא ברור אם לבסוף תצדיק את עצמה.

בנוסף, פגישות "היכרות" למיניהן, כדאי לקיים בשעות פחות פרודוקטיביות, בצהריים לדוגמא, או בערב, לאחר יום העבודה, במקום בשעות הבוקר שנחשבות פרודוקטיביות יותר לעבודה השוטפת.

5. ברר מי מעוניין להיפגש איתך – מר ישראל ישראלי מבקש להיפגש? כדאי לך    לערוך בירור קצר בגוגל טרם קביעת הפגישה. אתה עשוי לגלות אינפורמציה שתסייע לך להתכונן היטב לפגישה, להפוך אותה ליותר אפקטיבית ובמקרים אחרים אולי אף תגלה שלא ממש כדאי לערוך את הפגישה, כך שבעזרת שיטוט קצר ברשת תוכל לחסוך זמן יקר.

*הכותב הינו הוא יועץ שיווקי ובעליה של חברת הייעוץ השיווקי וההדרכה "פתרונות עסקיים".